Visa étudiant au Japon

1. Trouver son école de japonais

Avant tout contact avec une école, vous devez choisir parmi les nombreuses écoles de langue japonaise. Voici les critères qui m'ont aidé à faire mon choix :

• Les frais de scolarité : les tarifs varient beaucoup d'une école à l'autre. Comparez les programmes et choisissez celle qui correspond à votre budget.
• La préparation au JLPT : si vous visez une certification en japonais, certaines écoles vous préparent à cet examen.
• L'emplacement : privilégiez une école proche de votre futur logement pour réduire les trajets.
• La session d'entrée : il existe 4 sessions par an (avril, juillet, octobre, janvier). Si vous prévoyez 2 ans de visa, choisissez avril : comme c'est la rentrée scolaire au Japon, vous étudierez 12 mois lors de votre deuxième année, contre 9 mois seulement avec une autre session. Pour une seule année d'études, n'importe quelle session convient.
• L'aide à la traduction du dossier : toutes les écoles ne traduisent pas vos documents en japonais. C'est pourtant essentiel : vos papiers français (acte de naissance, lettre de motivation…) sont transmis à l'immigration japonaise, qui doit pouvoir les comprendre. Je vous recommanderai plus loin dans ce guide l'agence par laquelle je suis passé pour ma propre traduction.

Avec ces critères en tête, vous pourrez comparer plus facilement les écoles de langue au Japon.

2. Traduire son dossier en japonais

Les agences de traduction au Japon

Comme je le disais dans le chapitre précédent, toutes les écoles ne proposent pas de service de traduction. Si celle que vous visez ne le fait pas, vous devrez faire traduire vous-même tous vos documents administratifs français (carte d'identité, passeport, CV, lettre de motivation…) en japonais.

C'est là qu'une agence de traduction devient précieuse : elle traduit votre dossier sans erreur et met toutes les chances de votre côté pour le faire valider par l'immigration japonaise.

Débutant en japonais comme je l'étais, je n'avais tout simplement pas le choix. Traduire un dossier d'inscription en japonais était totalement hors de ma portée et comme je tenais absolument à obtenir mon visa étudiant, je ne pouvais me permettre la moindre erreur. Impossible de me fier à une application de traduction ou à un ami : ce type de documents exige un niveau de japonais exceptionnel. Faire appel à une agence française de traduction au Japon était donc ma seule option.

Trouver et choisir une agence de traduction

En plus de l'école de japonais, vous devrez trouver une agence de traduction. Ça peut sembler compliqué, mais rassurez-vous : je vais vous guider.

En cherchant un peu sur internet, vous trouverez plusieurs organismes et agences françaises spécialisés dans l'accompagnement des étudiants vers les écoles de japonais. Les trouver est facile ; les choisir, c'est une autre paire de manches. Il faut en effet s'assurer que l'agence travaille de façon professionnelle et qu'elle est digne de confiance.

Pour vous faire gagner du temps, je peux déjà vous parler de Dokodemo. En 2018, après de nombreuses recherches, c'est vers eux que mon choix s'est porté. Ce n'était pas la seule agence que j'avais contactée, mais c'est la seule qui m'a vraiment mis en confiance.

Dokodemo accompagne les francophones du monde entier qui souhaitent étudier au Japon. L'agence ne se limite pas à la traduction de dossiers : elle propose aussi des logements pour votre séjour sur place.

Ils travaillent avec de nombreuses écoles de japonais dans la plupart des grandes villes : Tokyo, Osaka, Kyoto, Nagoya, Fukuoka, Sapporo, Okinawa. Pour ma part, je voulais étudier à Tokyo et j'ai donc choisi Toshin Language School, l'une des écoles partenaires de Dokodemo.

Gros avantage : la personne qui gérait mon dossier me répondait en français. Tout l'échange pouvait se faire dans notre langue, ce qui a énormément simplifié mes démarches. Concrètement, j'envoyais mes documents français à Dokodemo, qui les traduisait puis les transmettait à l'école que j'avais choisie.

Traduire votre dossier avec Dokodemo

Pour intégrer Toshin Language School, les services de Dokodemo m'ont été d'une grande aide : ils ont traduit l'intégralité de mes documents en japonais, et mon dossier de demande de visa étudiant a été validé du premier coup par les autorités japonaises.

Traduction sans accroc, dossier accepté, et une excellente année d'études à Toshin : je ne peux que vous recommander leur service.

À savoir : Projet Japon est partenaire de Dokodemo. Si vous les contactez en mentionnant Projet Japon (ou en précisant avoir découvert leurs services grâce à moi), je touche une petite commission sans que cela vous coûte quoi que ce soit. C'est une manière simple et gratuite de soutenir Projet Japon et de me remercier pour ce guide, si vous l'avez trouvé utile pour préparer votre visa étudiant. 🙂

3. S'inscrire dans l'école de japonais

Demande d'inscription

Une fois l'école choisie, je me suis rendu sur son site pour envoyer un premier message via leur formulaire de contact, en français, expliquant que leur programme m'intéressait.

J'ai reçu la réponse d'une personne de l'administration : un Japonais qui parlait et écrivait très bien le français. Tous nos échanges par e-mail se sont donc faits dans notre langue, ce qui a beaucoup simplifié les choses.

Pour la suite, je vais maintenant vous détailler les étapes à suivre pour préparer votre dossier d'inscription, jusqu'à la réception du visa étudiant. Suivez-les dans l'ordre : chaque étape conditionne la suivante, car votre interlocuteur validera vos documents un par un avant de passer à la suite.

Les prérequis pour une demande de visa étudiant au Japon

La demande de visa étudiant est ouverte à tous et se fait par dossier nécessitant au préalable 3 prérequis :

En ce qui concerne le certificat bancaire, j’imagine qu’ils veulent s’assurer que vous ayez le budget nécessaire permettant de vivre au Japon. Parce-que à part les frais scolaires, vous avez également votre logement et vos repas à payer, entre autres. C'est pourquoi, si vous voulez étudier au Japon, il va falloir mettre suffisamment d'argent de côté.

Depuis 2025, l'école demande désormais de justifier d'une base solide en japonais (l'équivalent d'environ 150 heures d'étude). Ce nouveau prérequis vise probablement à s'assurer que les étudiants viennent réellement pour apprendre le japonais au Japon.

Remplir le formulaire et les documents associés

Après avoir envoyé votre dernier diplôme et votre certificat bancaire par e-mail, vous devrez compléter le formulaire d'inscription, que seule la personne de l'école pourra vous transmettre. Ce document comporte plusieurs pages, à remplir comme suit.

Un formulaire d'inscription

Le formulaire, rédigé en japonais et traduit en français, était simple à compléter, d'autant que mon interlocuteur m'avait fourni une notice d'aide (ce n'est pas le cas dans toutes les écoles).

Une fois rempli, votre interlocuteur le vérifiera et vous indiquera les points à corriger ou compléter. Le formulaire demande beaucoup d'informations : il est rare de le remplir parfaitement du premier coup, et on vous demandera de l'ajuster jusqu'à ce qu'il soit impeccable.

Un point à anticiper : le formulaire réclame le numéro de votre passeport français. Assurez-vous qu'il soit valide… ou que vous en ayez un ! Pour ma part, je n'en avais jamais fait : au moment de renseigner le numéro, j'ai dû faire ma demande en urgence pour l'obtenir.

Un Curriculum Vitae (CV)

Le CV retrace l'ensemble de votre parcours :

Diplômes et formations (de la primaire à aujourd'hui) :

• le nom de l'école,
• son adresse postale,
• le nombre d'années,
• les dates d'entrée et de sortie.

Expériences professionnelles :

• le nom des entreprises,
• leur adresse postale,
• les dates d'entrée et de sortie.

Autres éléments : les écoles de japonais déjà suivies, vos voyages au Japon, et vos éventuels JLPT (avec niveau et score).

Vous devrez aussi renseigner des informations sur les membres de votre famille : âge (ou date de naissance), adresse et profession.

Une lettre de motivation

La lettre de motivation expose vos raisons d'étudier au Japon. Point crucial : l'immigration japonaise veut s'assurer que le visa étudiant reste un visa d'étude, pas de travail.

Évitez donc de parler de projets professionnels ou d'installation au Japon. Concentrez-vous uniquement sur vos objectifs d'études, en cohérence avec le visa demandé et cela vaut pour l'ensemble des documents de votre dossier.

Un formulaire pour le garant

Ce formulaire doit être rempli par un membre de votre famille (père ou mère). Même si vous avez fourni votre propre certificat bancaire, l'école veut s'assurer qu'un proche pourra vous aider en cas de coup dur.

4. Validation du dossier d'inscription

Envoi du dossier d'inscription à l'école au Japon

Si les étapes précédentes se font par e-mail, c'est pour vérifier que vous possédez bien tous les documents demandés et qu'ils sont correctement remplis. Une fois tout validé, vous pourrez procéder à l'envoi postal.

Les 4 documents évoqués plus haut seront traduits par l'agence de traduction qui les enverra à l'école, qui les transmettra à l'immigration japonaise. Au moment de l'envoi, on vous demandera toutefois d'y joindre des pièces supplémentaires.

Voici le récapitulatif des documents à glisser dans votre enveloppe :

• Formulaire d'inscription (daté et signé),
• CV (daté et signé),
• Lettre de motivation (signée),
• Acte de naissance (original),
• Dernier diplôme (photocopie),
• Attestation de travail du garant (original),
• Certificat bancaire attestant d'au moins 2 700 000 yens (en euro) sur votre compte et sur celui du garant (original tamponné et signé par la banque),
• 5 photos d'identité (originales),
  Photocopie du passeport.

L'école vous communiquera son adresse pour l'envoi, à faire en lettre recommandée. Si vous êtes encore étudiant en école de langue japonaise en France ou en activité professionnelle, des documents supplémentaires pourront vous être demandés après validation par e-mail :

• Certificat de travail (pour les salariés),
• Certificat de votre école de japonais en France,
• Certificat de votre diplôme du « Nihongo Nōryoku Shiken » (JLPT).

Une fois votre dossier reçu, l'école se charge de le traduire et de le présenter dans les meilleures conditions à l'immigration japonaise.

Acompte pour traduire votre dossier d'inscription

Un acompte de 30 000 yens vous sera demandé pour couvrir les frais de traduction de votre dossier. Cette somme est comprise dans les frais de scolarité.

Une fois l'acompte réglé, l'école présente le dossier aux services d'immigration japonaise. Cette somme est ensuite déduite du tarif final si vous obtenez le visa, ou restituée en cas de refus de l'immigration.

En revanche, si vous annulez vous-même les démarches (quelle qu'en soit la raison), l'école est en droit de conserver cet acompte. Mieux vaut donc être sûr de votre décision avant de lancer définitivement votre demande de visa.

Pour ma part, j'ai pu envoyer l'acompte facilement via PayPal, qui convertit automatiquement les yens en euros. Pensez ensuite à vérifier auprès de l'école que votre paiement a bien été reçu.

Dates limites d'envoi et de réception de votre dossier

Tout au long de vos échanges avec l'école pour préparer votre dossier, vous aurez des dates à respecter. L'école vous les communiquera pour que vous envoyiez chaque document en temps voulu.

Pour vous donner un exemple concret, voici les échéances de mon inscription, pour une session prévue début avril 2018 :

• envoi du formulaire d'inscription par e-mail : début août 2017,
• envoi du dossier complet par voie postale : avant le 15 novembre 2017.

La réponse finale (acceptation ou refus de votre dossier) intervient généralement dans les 3 mois suivant la date limite de dépôt. Dans mon cas, c'était donc environ 3 mois après novembre.

Et c'est avec une immense joie que, le 23 février 2018, j'ai reçu par e-mail le résultat tant attendu : je pouvais intégrer mon école de japonais à Tokyo !

Règlement des frais de scolarité

Une fois la réponse obtenue, j'avais un mois pour régler les frais de scolarité par virement bancaire et recevoir en retour le « Certificate of Eligibility » (COE) un document indispensable pour retirer son visa étudiant auprès de l'ambassade ou du consulat du Japon en France.

Pour gagner du temps, je m'y suis pris en avance : sans attendre la confirmation de l'immigration, j'ai demandé les coordonnées bancaires de l'école pour créer le nouveau bénéficiaire en ligne. Cette création peut prendre un peu de temps selon les banques, mieux vaut donc l'anticiper. Le paiement doit se faire par virement international : c'est obligatoire, un virement classique ne fonctionnera pas.

En effet, les banques japonaises n'utilisent pas l'IBAN, ce qui empêche le virement classique. Vous devrez donc demander les coordonnées bancaires précises de l'école pour effectuer correctement votre virement international.

Une fois le virement effectué, pensez à vérifier que l'école a bien reçu la somme, un simple e-mail à votre interlocuteur suffit.

5. Obtention du visa étudiant

Le Certificate of Eligibility (COE)

C'est 3 jours plus tard que l'école m'a confirmé la réception du virement. C'était mon tout premier virement à l'international, alors j'espérais vraiment qu'il arrive à bon port ! Comptez généralement entre 3 et 10 jours selon les banques françaises. Une fois le paiement reçu, l'école était autorisée à m'envoyer mon Certificate of Eligibility (COE) à mon domicile.

Ce document est indispensable pour votre demande de visa : sans lui, pas de visa. Il vous est remis par l'école une fois votre dossier d'inscription complété et vos frais de scolarité réglés.

Un point à ne pas négliger : le COE a une durée de validité limitée. Je détaille tout sur ce document : ce qu'il contient, sa durée de validité, ce qu'il faut faire si elle expire, dans mon guide complet du Certificate of Eligibility.

Une fois le COE en main, il ne vous reste plus qu'à déposer votre demande de visa auprès de l'ambassade ou du consulat dont vous dépendez.

La demande de visa à l'ambassade

Une fois votre COE en main, vous déposez votre demande de visa en personne, sur rendez-vous, à l'ambassade ou au consulat dont vous dépendez.

Cette étape : prise de rendez-vous, documents à présenter le jour du dépôt, règles de dépôt, délais et retrait, suit une procédure commune à tous les visas japonais. Je la détaille intégralement dans mon guide de la demande de visa Japon.

Réception du visa étudiant

Une fois reçu l'e-mail confirmant que votre visa est prêt, vous pouvez retourner sur place (à l'une des 3 dates proposées par e-mail) pour le récupérer.

Si vous êtes indisponible ce jour-là, une autre personne peut le récupérer à votre place. Elle devra se munir des pièces suivantes :

• sa propre pièce d'identité,
• l'original du récépissé (les photos ou copies sont refusées),
• le règlement en espèces des frais de visa (voir le détail des frais).

Le visa étudiant se présente sous la forme d'une vignette imprimée en couleur, collée dans votre passeport. Outre vos nom et prénom, il précise surtout la durée pendant laquelle vous êtes autorisé à séjourner au Japon.